TIETOSUOJASELOSTE

Bounce Espoo ry

Päivitetty: 9.3.2026

1. Rekisterinpitäjä

Bounce Espoo ry (myöhemmin Bounce)

Y-tunnus: 2296917–0

Osoite: Bounce Espoo ry, Kattilalaaksontie 1, 02330 Espoo

Sähköposti: toimisto@bounce-espoo.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

Hallituksen puheenjohtaja

Sähköposti: puheenjohtaja@bounce-espoo.fi

Bounce toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään, jotta Bounce voi järjestää seuran toimintaa turvallisesti ja sujuvasti. Tietoja käytetään erityisesti:

• jäsenyyden hallintaan

• harjoitus-, kilpailu- ja tapahtumatoiminnan järjestämiseen

• viestintään jäsenille ja huoltajille

• laskutukseen ja maksujen seurantaan

• kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

• vakuutusten ja turvallisuuden varmistamiseen

• vapaaehtoistoiminnan organisointiin

• seuran toiminnan viestintään ja markkinointiin

Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista seuran toiminnan toteuttamiseksi.

3. Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavista henkilöryhmistä:

• seuran jäsenet

• alaikäisten jäsenten huoltajat

• vapaaehtoistoimijat ja valmentajat

• tapahtuma- ja kurssiosallistujat

• yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt

• markkinointiin suostumuksensa antaneet henkilöt

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:

• nimi ja syntymäaika

• yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)

• alaikäisen jäsenen huoltajan tiedot

• jäsenyyteen ja joukkueeseen liittyvät tiedot

• osallistumis- ja kilpailutiedot

• lisenssi- tai Sportti-ID -tiedot

• laskutus- ja maksutiedot

• turvallisuuden kannalta tarpeelliset allergia- ja terveystiedot

• valokuvat ja videot

Mahdollisia terveystietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on välttämätöntä turvallisen harrastustoiminnan järjestämiseksi.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• jäsenyyssopimukseen

• kilpajoukkueeseen sitoutumiseen (kilpatoiminnan osalta)

• lakisääteisiin velvoitteisiin (esimerkiksi kirjanpitolaki ja yhdistyslaki)

• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (toiminnan organisointi ja viestintä)

• rekisteröidyn suostumukseen (esimerkiksi harrasteryhmien kuvaus- ja markkinointiluvat)

• rekisteröidyn elintärkeään etuun (esimerkiksi allergiatiedot)

6. Kuvaaminen, viestintä ja sosiaalinen media

Bounce voi ottaa valokuvia ja videoita harjoituksissa, kilpailuissa, tapahtumissa ja näytöksissä osana seuran toimintaa.

Kilpajoukkueiden osalta kilpailu- ja näytöstoiminnan kuvaaminen on osa toimintaan sitoutumista. Näissä tilanteissa otettuja kuvia ja videoita voidaan käyttää seuran viestinnässä, tiedotuksessa ja markkinoinnissa.

Harrasteryhmissä kuvien ja videoiden julkaiseminen perustuu rekisteröidyn tai alaikäisen osalta huoltajan antamaan suostumukseen. Suostumus annetaan MyClub-järjestelmässä ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.

Bounce ylläpitää sosiaalisen median kanavia, kuten Facebook- ja Instagram-tilejä. Sosiaalisen median palveluntarjoajat toimivat omien palveluidensa osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat omasta henkilötietojen käsittelystään omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

7. Käytettävät järjestelmät

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa järjestelmissä:

MyClub

• jäsenrekisteri

• tapahtumailmoittautumiset

• viestintä

• laskutus

Procountor

• kirjanpito

• taloushallinto

Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Bounce Espoo ry:n lukuun.

8. Rikosrekisteriotteen tarkastaminen

Lasten kanssa toimivilta vapaaehtoisilta voidaan lain perusteella pyytää rikosrekisteriote nähtäväksi.

Rikosrekisteriotetta ei kopioida eikä tallenneta. Rekisteriin voidaan merkitä ainoastaan tieto siitä, että ote on tarkastettu sekä tarkastuspäivämäärä. Otteessa olevia tietoja ei kirjata eikä säilytetä.

9. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuran toiminnan toteuttamiseksi esimerkiksi:

• kilpailu- ja tapahtumajärjestäjille

• vakuutusyhtiölle vahinkotilanteissa

• leiri- ja matkatoimijoille

• kirjanpidon ja taloushallinnon toteuttamiseksi

Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta:

• Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

• Vapaaehtoisten tietoja säilytetään toiminnan ajan.

• Tapahtumatietoja säilytetään enintään 6 kuukautta tapahtuman jälkeen.

• Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (6–10 vuotta).

• Suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään, kunnes suostumus perutaan.

11. Tietojen suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.

• Pääsy tietoihin on rajattu tehtävien perusteella.

• Järjestelmät on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

• Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

• Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen tehtäviensä perusteella oikeus.

12. Verkkosivut ja evästeet

Bouncen verkkosivuilla voidaan käyttää evästeitä sivuston toiminnan ja käytön analysoimiseksi.

Sivustolla käytetään Google Analytics -analytiikkatyökalua, jonka avulla kerätään anonyymiä tietoa verkkosivujen käytöstä ja kävijämääristä. Tietoja käytetään sivuston kehittämiseen ja tilastointiin.

Käyttäjä voi hallita tai estää evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

• tarkastaa itseään koskevat tiedot

• vaatia virheellisten tietojen oikaisua

• vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa

• pyytää tietojen siirtoa

• vaatia käsittelyn rajoittamista

• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Tietopyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: puheenjohtaja@bounce-espoo.fi

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää lainsäädännön tai seuran toiminnan muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla seuran verkkosivuilla.